Mandat
*** Cet affichage est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024 ***
Le CHUM est un hôpital universitaire à la fois innovant et humain, au service des patient·es et du réseau. Il offre les meilleurs soins, spécialisés et surspécialisés à toute la population québécoise. Grâce à ses expertises uniques, la recherche et ses innovations, le CHUM améliore la santé globale de la population. La communauté CHUM est portée par l’audace, nourrie par l’apprentissage continu, unie par la collaboration et guidée par la bienveillance. Travailler au CHUM, c’est faire partie d’une équipe dynamique, humaine et engagée, où chacun.ne contribue à l’excellence des soins et l’avancement des connaissances, au profit de la population de tout le Québec.
SOMMAIRE
Sous l’autorité de la Présidente directrice générale (PDG), la personne spécialiste en procédés administratifs au bureau de la Direction générale assiste la PDG, la PDGA ainsi que l’équipe de la direction générale dans la gestion et la coordination des activités de soutien administratif, en plus de prendre en charge certains dossiers (ex : centres d’excellence, dossiers fondation, etc.).
La personne titulaire du poste assure les communications internes et externes, ainsi que les liens et les suivis en découlant. Elle joue un rôle de premier plan dans des dossiers prioritaires pour la Direction générale. Au quotidien, elle agit comme personne-ressource pour la Direction générale et travaille en équipe avec les membres de la Direction générale, étant appelé à les remplacer en cas d’absence. Elle s’assure enfin de doter la Direction générale de processus performants et fluides menant une efficacité opérationnelle de la direction.
RÔLE ET MANDATS
Coordonner les diverses demandes des différents organismes (MSSS, Santé Québec) auprès des différentes directions et s’assurer que les directions concernées réalisent les suivis attendus dans les délais prescrits;
Tenir à jour le registre des suivis demandés aux directions;
Planifier et organiser des réunions (logistique, convocations, prise de notes et suivis);
Réviser et assurer la mise à jour de documents administratifs et stratégiques (procédures, politiques, etc.);
Élaborer, recommander et mettre en œuvre l’amélioration des processus administratifs pour une meilleure qualité et efficience au sein de la direction;
Contribuer à la saine gestion financière de la direction, des dossiers et projets prioritaires, et du suivi des impacts financiers;
Concevoir des documents stratégiques à l’aide de divers outils et logiciels (sommaires exécutifs, présentation, tableau, graphiques, organigrammes);
Soutenir la mise en place et le maintien des salles de pilotage opérationnelles et tactique de la direction;
Contribuer à l’amélioration continue des pratiques en garantissant le respect des standards de qualité et de rigueur dans l’ensemble des activités de la Direction générale;
Offrir un service à la clientèle irréprochable et générer une atmosphère de coopération et de confidentialité.
Exigences
Détenir un baccalauréat en sciences de l’administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.;
Détenir un minimum de trois (3) ans d’expérience dans un emploi similaire ou comparable au sein d’une équipe de direction dans une organisation comparable;
Détenir un minimum d’une année (1) d’expérience pertinente dans le réseau de la santé et des services sociaux.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
Maîtrise parfaite de la langue française et habiletés rédactionnelles supérieures;
Connaissance pratique de la langue anglaise considérée comme un atout;
Être apte à utiliser efficacement la suite Office, notamment les logiciels Word, Excel, Access, PowerPoint et Planner ;
Gestion axée sur les résultats et la performance;
Capacité d’analyse et esprit de synthèse;
Habiletés en analyse d’affaires et en développement et maintien de tableaux de bords;
Habiletés d’adaptation, de communication et facilité à travailler en équipe;
Autonomie et sens de l’innovation;
La confidentialité et la qualité des relations interpersonnelles constituent un aspect important de cette fonction.
Les candidats seront soumis à un processus de sélection.
AVANTAGES SOCIAUX
Fonds de pension à prestations déterminées
Treize jours de congés fériés
Quatre semaines de vacances cumulées après une année en poste
Programme d’assurances collectives