Mandat
Cet affichage est réservé pour les personnes à l’emploi du réseau de la santé du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec.
La personne titulaire du poste assiste son supérieur immédiat dans ses tâches administratives et dans sa gestion du temps. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à la direction et en assure le suivi. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées à la direction. Elle collabore à diverses tâches administratives en support l’équipe de direction du directeur. Elle effectue toutes les tâches de bureautique connexes.
Au quotidien, vous:
- Agirez comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en vous assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser;
- Gèrerez la correspondance, préparerez des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assurerez le suivi auprès des différentes ressources de votre direction, d’autres directions ou d’organismes externes;
- Assisterez aux réunions ciblées par votre supérieur, ferez la prise de notes directement sur un portable, rédigerez les comptes-rendus et effectuerez les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés;
- Pourriez être appelé(e) à rédiger un compte-rendu à partir d’enregistrements ou de notes prises par un gestionnaire ou votre supérieur;
- Élaborerez des tableaux pour suivis, des graphiques et des présentations ou tout autre document administratif, à la demande de votre supérieur;
- Organiserez des visioconférences et assurerez l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.);
- Assurerez la gestion de l’agenda de votre gestionnaire et planifierez les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres
Qu’est-ce que la direction des opérations logistiques, techniques et des infrastructures (DOLTI) ?
La Direction des opérations logistiques, techniques et des infrastructures (DOLTI) a pour mission d’assurer la disponibilité des biens et services au meilleur coût global, tout en minimisant les efforts requis de la part du personnel clinique et professionnel du CHUM. Elle a également le mandat de gérer le parc immobilier du CHUM en maintenant un environnement fonctionnel, salubre et sécuritaire en tout temps pour l’ensemble des installations du CHUM.
Exigences
Exigences
Diplôme d’études secondaires (DES) ET un Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS)
OU
Une Attestation d’études collégiales (AEC) en techniques administratives (de plus de 800 heures) ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport auquel s’ajoute un minimum de trois ans d’expérience pertinente à titre d’agente administrative au sein d’une direction
Expérience
- Détenir 3 ans d’expérience récente (dernier 5 ans) dans une fonction d’agente administrative (secrétariat) dans des responsabilités comparables au sein de l’administration d’une équipe de direction (Ex. : directeur général, directeur, directeur adjoint).
* Les exigences ci-dessus mentionnées seront validées par le supérieur hiérarchique en collaboration avec la mobilité interne et/ou externe, lors de tout affichage de poste ou remplacement.
- Maîtrise de la suite Office (Word et Excel niveau intermédiaire, PowerPoint) ainsi que Lotus Notes agenda
- Maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et de la grammaire française
- Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement le compte rendu et les procès-verbaux
- Connaissance de Visio, un atout
Les candidats seront soumis à des tests de présélection et à un comité de sélection.
QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Autonomie, sens des responsabilités
- Esprit de collaboration et travail d’équipe
- Sens de la créativité et esprit d’innovation
- Capacité d’influence
- Orientation service à la clientèle et partenariat
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Capacité d’adaptation et tolérance à l’ambiguïté
AVANTAGES SOCIAUX
- Possibilité de faire du télétravail quelques jours par semaine
- Quatre (4) semaines de vacances payées après un (1) an
- Fonds de pension à prestation déterminée et plan de retraite avantageux
- Treize (13) jours de congés fériés
- Neuf point six (9,6) jours de maladie monnayable au début décembre, si non-utilisés
- Programme d’assurances collectives complet
- Rabais corporatif avec plusieurs partenaires pour les employés du CHUM
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour un test ou une entrevue. Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
Le CHUM applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les autochtones et les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l’évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration de la Francisation et de l’Intégration : https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger/obtenir-evaluation-comparative.
Il est « essentiel » de joindre votre CV au présent formulaire pour que votre candidature soit considérée